Reforçe a autoridade do domínio com um email corporativo

Agora que já tem o site do seu negócio online, resista à tentação de divulgar ao mundo o seu produto ou serviço, não sem antes criar um email corporativo para a sua empresa.

Porquê?

Independentemente do país, se analisarmos o ranking anual das marcas mais valiosas, mais reconhecidas, mais lucrativas ou que mais cresceram existe um ponto em comum a todas elas:

A utilização dum email profissional para reforçar a autoridade do domínio da marca na Internet

Acredite quando lhe digo que vai ganhar pontos junto do seu potencial cliente se comunicar através dum email com domínio corporativo.

Assim, com o objetivo de ajudar a sua empresa a agendar mais reuniões, fechar mais negócios e melhorar as taxas de recepção e abertura de Email Marketing, este artigo de blog vai abordar quatro temas essenciais:

  1. Porque é que uma empresa deve ter um email corporativo
  2. Quais as vantagens de ter um email corporativo
  3. Elementos chave para escolher um nome de endereço de email corporativo
  4.  Onde apresentar o email corporativo no site da empresa

Porque é que a minha empresa deve ter um email corporativo?

Caso tenha um negócio, é recomendado adotar um email profissional, com domínio igual ao nome da sua empresa, com o objetivo de trabalhar a autoridade do domínio da sua marca na internet, fortalecer a notoriedade da sua empresa e conquistar novos clientes.

Quer seja uma pequena e média empresa (PME) ou uma startup, o correio eletrónico é fundamental para contactar com os seus clientes e parceiros, e deve ser um dos meios privilegiados para promover o seu produto ou serviço.

Existem certos tipo de negócio cujas fontes de receita resultam da comunicação direta com o universo de potenciais clientes, como é o caso das companhias aéreas.

Apesar de nunca ter viajado pela companhia, imagine que recebe uma campanha promocional da Vueling a partir do email “vueling@gmail.com” em vez do “vueling@news.vueling.com”.

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(Nesta altura, deve estar a pensar porque raio é que uma empresa como a Vueling iria usar um email pessoal (vueling@gmail.com) para promover as suas campanhas.)

Exatamente porque existe este tipo de pensamento, é que provavelmente não iria levar a sério esta campanha ou ficaria de pé atrás quanto à veracidade destas promoções.

Outro exemplo de negócio que aposta no envio de emails para promover os seus serviços são as empresas de oferta de trabalho.

Caso resida em Portugal, é grande a probabilidade de conhecer ou já ter ouvido falar da empresa net-empregos.
Agora, imagine que era alvo de email marketing com propostas de emprego a partir do email “net-emprego@hotmail.com” em vez de “ofertas@net-empregos.com”.
Considerava estas ofertas de emprego reais?

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Provavelmente, não. Certo?

Para além de atribuir uma maior carga de legitimidade ao contato face ao email pessoal, o email com domínio empresarial passa igualmente uma maior confiança ao utilizador que vai receber a mensagem.

O email corporativo também é útil para conquistar potenciais novos clientes que chegam ao seu site e estão na dúvida se devem, ou não, enviar um email a pedir mais informações sobre o seu produto ou serviço.

Suponhamos que é um cliente responsável por vários empreendimentos, e está à procura de uma empresa de limpeza de condomínios.

Durante a sua pesquisa encontra duas empresas que podem corresponder aos seus requisitos.
Ignorando os designs de ambos os sites, em qual destas empresas iria confiar apenas com base nos dados de contato?

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Enquanto a F. Meira disponibiliza um email pessoal e um número de telefone, a Neolimpe apresenta um email com domínio corporativo, igual ao nome da empresa, para além da morada, número de telefone e fax, o que ajuda a reforçar a credibilidade e profissionalismo da empresa face à concorrência.

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Assim sendo, enquanto cliente, a probabilidade de pedir uma proposta de orçamento à Neolimpe seria maior. Certo?

Importância de ter vários endereços de email associado à empresa

Um email profissional distingue-se do email pessoal pelo domínio, que deve ser igual ao nome da sua empresa.

Um ótimo exemplo é a fnac.

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Olhando para o email, verificamos que o domínio do site da empresa é igual ao domínio do email, o que aumenta ainda mais o reconhecimento da marca ( Domain Authority) atribuído pelo Google à empresa.

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Contudo, não é só o simples fato de utilizarmos um domínio corporativo que vai fazer com que a nossa marca fique mais fortalecida na Internet.

Para reforçar o reconhecimento online da marca, importa também o número de endereços de email que utilizam o mesmo domínio da empresa. Quanto maior o número, melhor.

Se a estrutura de email da fnac, com domínio igual ao nome da empresa, for utilizada pelos milhares de colaboradores da empresa, é fácil concluir que o rastro digital deixado pela fnac vai aumentar a cada mensagem enviada, contribuindo assim para o reforço da autoridade do domínio da marca.

Agora que entendemos a importância de utilizarmos um email profissional na promoção do nosso negócio, é fácil compreender que indiretamente estamos a atribuir legitimidade ao nosso contato.
Uma vez que o nosso domínio vai estar presente em qualquer mensagem trocada, não é assim tão disparatada a ideia que um email corporativo aumenta em 9 vezes a probabilidade de conquistar um cliente, já que este fica mais receptivo ao contato.

Certo?

Vantagens de ter um email corporativo

Caso esteja a pensar iniciar uma empresa, já sabe que a criação e utilização dum email é fundamental para começar a construir presença digital do seu negócio.

Através do email é possível comunicar com os seus potenciais clientes e parceiros, mas caso queira crescer o negócio precisa de elevar a comunicação da sua empresa para outro nível.

Mas como?

Para aumentar a taxa de conversão do seu produto ou serviço e assim ganhar dinheiro com o seu negócio, é indispensável criar um email profissional com o domínio da empresa.

Comunicar através dum email corporativa tem 6 vantagens principais:

Maior Transparência na Comunicação

Num período em que cada vez mais duvidamos da origem da informação que nos bate à porta, é importante para uma empresa transmitir, logo desde o primeira contato, uma imagem de confiança e credibilidade para os seus potenciais clientes.

É importante percebermos que a comunicação via email é uma extensão das relações quotidianas, isto é, a psicologia do mundo real também se aplica no digital.

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Tal como nós ficamos na defensiva quando somos abordados na rua por alguém que não conhecemos, no digital as pessoas também ficam desconfiadas quando recebem um email proveniente dum endereço desconhecido, sobretudo se não este possui um domínio corporativo.

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Por outras palavras, você estaria receptivo a ouvir um comercial anónimo que estivesse a tentar apresentar-lhe um serviço? Provavelmente não, pelo que também na internet, é imperativo fornecer o máximo de legitimidade ao seu email.

Aumentar a Taxa de Abertura dos Emails

No mundo digital, a expressão “ a primeira impressão é que fica” também existe e deve ser tida em consideração com o objetivo de melhorar a taxa de cliques dos seus emails.

Muito antes da mensagem ser lida, é inegável que o seu email vai passar por um processo de consideração e avaliação por parte do potencial cliente.

Importa perceber que, diariamente somos bombardeados com dezenas de emails promocionais, portanto a tendência é sermos cada vez mais seletivos e focados nas informações que realmente nos interessam.

Assim, de forma a aumentar as hipóteses de causar uma boa imagem, e consequentemente ser alvo da curiosidade do potencial cliente, é importante seguir a psicologia do ponto anterior.

Ao transmitirmos uma maior transparência na comunicação, estamos a aumentar a probabilidade do email ser aberto mais vezes.

Reforçar a Imagem da Empresa no Mercado

Ao utilizarmos um email com domínio corporativo estamos também a conferir profissionalismo à empresa.

Se por um lado, ao passar uma imagem mais profissional da empresa é natural que os potenciais clientes se sintam mais seguros e confiantes a corresponder positivamente ao seu cold email, por outro lado as pessoas que já conhecem a sua empresa vão-se sentir satisfeitas em ter um email de contato reconhecível e fiável a quem se dirigir para obter uma resposta a qualquer dúvida ou questão, ou até mesmo adquirir um produto ou serviço da sua empresa.

Melhor Posicionamento do Site no Ranking do Google

Através da utilização dum email com domínio empresarial também estamos a contribuir para um bom trabalho de SEO (Search Engine Optimization), na medida em que estamos indiretamente a maximizar a visibilidade do site da empresa nos resultados de pesquisa do Google.

Mas, como assim?

Já vimos que ao utilizarmos um email empresarial, a probabilidade das mensagens serem lidas aumenta, conduzindo assim a um reforço da imagem e nome da empresa.

Se aumentamos a taxa de aceitação dos emails, é esperado igualmente um maior número de mensagens trocadas e um incremento no número de contatos espontâneos proveniente de pessoas que ouviram falar da sua empresa ou foram recomendados por terceiros, devido ao crescente reconhecimento da marca.

Ora, todas estas interações e fluxos de mensagens, associados ao email da empresa, vão criar um rastro digital, que não vai ficar indiferente aos motores de busca.

Aos olhos do Google, quanto maior for a sua “poeira digital” maior será a autoridade do domínio (Domain Authority) da sua empresa.

Sendo a autoridade do domínio um dos fatores considerado pelo Google para ordenar os resultados de pesquisa, é possível concluir que a utilização dum email profissional ajuda a fortalecer a reputação e posicionamento da sua empresa na Internet.

Se tiver curiosidade, analise a autoridade do seu domínio através do Open Site Explorer.

Ferramenta Ideal para o Email Marketing

Quanto melhor for a imagem da sua empresa no mercado, mais positiva vai ser a credibilidade da sua marca na Internet.

Associado à credibilidade da sua empresa está a notoriedade do seu nome, e quantas mais pessoas souberem que a sua marca existe, maior o número de visitas ao site e consequentemente, maior a hipótese de gerar mais leads para vendas.

Através do simples preenchimento dum formulário no website é possível começar a construir uma base de contatos para email marketing.

Ao associar todos os contatos que chegam à sua empresa numa plataforma como o MailChimp ou Mailerlite, vai conseguir enviar através do seu email de empresa uma newsletter com notícias recentes sobre a sua empresa, novos produtos ou campanhas promocionais para conquistar novos clientes e alavancar as suas vendas.

Protecção de Dados

Numa altura em que estamos cada vez mais sensibilizados para as questões de segurança na internet, importa assegurar a privacidade do seu negócio.

A informação que circula nos seus emails é demasiado importante para se perder ou ser exposta na Internet.

Mas como prevenir?

Uma das vantagens de utilizar um email com domínio corporativo, é ter um ponto central que permite gerir e controlar todas as comunicações de email da sua empresa.

Através desta plataforma, vai conseguir monitorizar de forma segura e privada todas as mensagens que são trocadas pela sua empresa e bloquear qualquer acesso indesejado.

Outra das vantagens de ter uma plataforma que faça a gestão de emails, é ter a hipótese de criar tantas contas de email com o seu domínio, quanto o número de colaboradores que trabalham na sua empresa.

Imagine que gere uma startup tecnológica, onde trabalham 10 colaboradores. Já viu o que seria criar 10 contas de email pessoal associadas à empresa?

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Como vai guardar num ponto único todos os emails enviados e recebidos pela sua empresa?

Ao optar por criar uma conta profissional para cada um dos seus colaboradores e departamentos, significa que a informação digital da sua empresa vai estar concentrada num único ponto.
Agora imagine que uma das dez pessoas abandona a empresa, sendo substituída por um novo colaborador.

Como é que vai colocar o novo funcionário a par dos emails trocados pelo ex-colaborador, caso este tenha utilizado um email pessoal?

E, uma vez que não tem acesso ao email de trabalho do ex-colaborador, como vai evitar que este leve consigo informações e dados que são propriedade da sua empresa?

Tudo isto seria fácil de contornar caso os colaboradores utilizassem um email com domínio empresarial, o que significava que a empresa tinha total poder para criar contas de empresa para os novos utilizadores, eliminar as contas dos ex-colaboradores, e encaminhar os emails trocados pela conta do ex-colaborador para a conta do novo funcionário.

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Pense nas vantagens de utilizar um domínio profissional como uma bola de neve.

Um email corporativo atribui legitimidade e transparência ao contato, que por sua vez, devido ao profissionalismo e confiança que transmite, aumenta taxa de abertura do seu email, reforça a imagem da empresa no mercado e consequentemente, contribui positivamente para a posição do seu site nos resultados de pesquisa do Google.

Tudo isto conjugado, vai fazer com que a aumente a probabilidade de chegar a novos clientes e consequentemente aumentem as vendas dos seus produtos ou serviços e cresça o seu negócio.

Elementos chave para escolher um nome de endereço de email corporativo

Diz o bom senso que o nome de endereço de email deve ser curto, simples e memorável.

Mas será que isto basta?

Considere algumas técnicas que podem ajudar a melhorar a percentagem de mensagens digitais trocadas pela sua empresa e consequentemente, aumentar as hipóteses de conquistar novos clientes.

Utilizar o formato nome e apelido para os colaboradores

É importante garantir um formato de endereço de email que seja escalável e que minimize a duplicação de endereços de email.

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Como pode verificar pelo exemplo da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa, uma das variações a utilizar é a adoção das letras iniciais do primeiro e segundo nome seguido do apelido completo.

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Ou então, seguir o exemplo da Boa Energia, e utilizar o formato ao contrário: Primeiro nome completo, seguido das iniciais do segundo nome e apelido.

Pode também optar por algo mais convencional, utilizando o primeiro nome e apelido completo.

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Formato do nome para um site individual ou um blog gerido apenas por nós

Então e se eu for a única pessoa responsável pelo negócio, qual deve ser a estrutura do meu endereço de email profissional?

Neste caso, o ideal passa por utilizar o formato de primeiro nome seguido do domínio do site ou blog.

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Olhando para a página de contato do Miguel Maio, especialistas em web marketing, comprove como ele faz questão do seu endereço de email ser curto e fácil de recordar.
Basicamente é o primeiro nome seguido do domínio do site, que por sinal também tem o seu nome.

Pefeito, não concordam?

Caso o Miguel tivesse que ditar o seu email por telefone, a probabilidade da outra pessoa apontar corretamente o endereço de email seria praticamente de 100%.

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Já agora, uma forma de promover o seu negócio pessoal a partir das mensagens enviadas, é seguir o exemplo do Neil Patel, um guru mundial de marketing digital, que coloca na assinatura do email o nome do site e o seu respetivo contato de email.

Utilizar um formato para os departamentos da empresa

É importante criar um formato de endereço de email transversal aos vários departamentos que existem, ou que possam eventualmente vir a existir, dentro da sua empresa.

Ao utilizarmos um endereço de email para cada departamento, está a ajudar o utilizador a contactar as pessoas certas dentro da empresa.

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Regra geral, o formato a utilizar para os endereços de email para departamento é o nome do departamento seguido do domínio da empresa.

Se eu fosse um utilizador interessado em realizar uma Pós-Graduação no Instituto Superior Técnico de Lisboa, seria bastante fácil identificar no site qual o endereço de email a contactar.

Independentemente do ter cinco ou cem pessoas, uma empresa deve ser segmentada em diferentes áreas de operação.

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Analisando o caso da eGamingServices, uma startup que atua no ramo das apostas online verificamos que o email relacionado com assuntos comerciais está facilmente identificável no site da empresa.

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No site do mailerlite, também é fácil identificar qual o email do departamento responsável pelo recrutamento da empresa caso eu esteja interessado em enviar o meu CV.

Então, mas porque não devo associar o endereço eletrónico dum colaborador ao email do Departamento?

Simplesmente, porque caso o funcionário abandone a empresa ou mude de departamento, o email do colaborador deixará de ser utilizado levando a que o departamento fique incontactável.

Um exemplo errado na escolha do endereço de contato dum departamento encontra-se no site da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas de São Paulo.

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Assim, ao utilizarmos um email específico para cada departamento, temos dois tipos de vantagem:

Do ponto de vista do cliente, este vai ficar mais satisfeito uma vez que sabe facilmente quem deve contactar dentro da empresa.
• Do ponto de vista da empresa, conseguimos reencaminhar o email do cliente para todos os colaboradores que estão associados ao departamento em questão.

Evitar o uso de carateres complexos

Existem boas práticas que devem ser seguidas para aproveitar todo o potencial da comunicação via email, e assim tentar chegar a um maior número de pessoas interessadas no seu produto ou serviço.

Considerando os mercados onde o seu negócio atua, importa ter em atenção a ortografia utilizada nesses países e consequentemente, o idioma do teclado dos utilizadores digitais.

Apesar de já ser possível incluir caracteres acentuados no endereço de email, é nosso dever facilitar e encurtar o caminho entre os potenciais clientes e a empresa.

Por exemplo, se perspetiva que o seu negócio impacte clientes americanos ou britânicos é importante não utilizar acentos no email.

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Apesar da Coopérnico ser uma cooperativa portuguesa que promove a utilização das energias renováveis, esta participa em projetos ambientais espalhados um pouco por toda a Europa.
Assim, analisando o seu email de contato, verificamos que o mesmo está otimizado para facilitar o acesso a utilizadores que não são portugueses.

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A questão da acentuação também se aplica no alfabeto espanhol.

Portanto, se Luso-Atlântica quisesse estender o seu negócio à América Latina também já teria o seu email preparado para receber mensagens de utilizadores sul-americanos.

Ao evitar a utilização de caracteres que são estranhos ao seu potencial cliente, a taxa de sucesso das suas mensagens recebidas vai-se manter estável, o que se traduz numa maior probabilidade de conseguir comunicar com os potenciais clientes e fechar mais negócios.

Evitar usar carateres numéricos

Qualquer que seja o tipo de conta, a utilização de endereços de email com carateres numéricos pode levar a que o nosso email não seja aberto ou que as mensagens dos clientes não cheguem à nossa caixa de correio.

As baixas taxas de recepção e abertura dos seus emails podem ser explicadas por dois tipos de erros: os erros informáticos (o email enviado é filtrado pelos serviços de email dos clientes) e os erros humanos ( escrita incorreta do email da empresa).

Porque não devo usar números no endereço de email?

Porque queremos evitar a todo o custo que o nosso endereço de email seja considerado como spam ou confundido com uma tentativa de fraude online.

Como pelo justo paga o pecador, não é de estranhar que algumas campanhas de email marketing não tenham o resultado esperado uma vez que vão parar diretamente à pasta de spam.

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Ao utilizarem um endereço de email com carateres numéricos (emailer1@quebramar.com), as campanhas promocionais da Quebramar são um dos casos em que a mensagem da empresa não chega a impactar grande parte do público alvo.

Esta interpretação errada dos serviços de email acontece porque existem programas informáticos que permitem criar automaticamente contas de email falsas com números no endereço, cujo objetivo principal é fazer spam.

Geralmente, este spam é associado a campanhas de email marketing duvidosas, contribuindo para que mais de 50% dos emails recebidos no nosso email pessoal sejam de conteúdo promocional.

Considerando que o seu email é bem sucedido a ultrapassar os sistemas anti-spam dos serviços de email do cliente, o pior cenário é quando a troca de emails começa pelo cliente.

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É nesta altura que entra o erro humano, ou seja, a capacidade do potencial cliente escrever corretamente o seu endereço de email caso este contenha números.

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Uma vez que um número também pode ser escrito por extenso, enquanto empresa deve evitar a utilização de carateres numéricos com o propósito de minimizar o erro de interpretação e não prejudicar o seu negócio.

Ao aplicar estas pequenas dicas na construção dos endereços de email da sua empresa, vai garantir que o seu email está o mais otimizado possível para todo o tipo de conversões, como por exemplo a taxa de abertura do seu email ou o número de mensagens que recebe.

Onde apresentar o email corporativo no site da empresa

Quer seja através duma página “Contact us” ou uma nota em rodapé na homepage, a correta localização do email corporativo no site é essencial para que os utilizadores consigam entrar em contato com a empresa.

Mas onde devemos colocar o email profissional no site?

Quanto mais acessível melhor, e enquanto não tem dados que suportem as suas decisões, siga os exemplos das empresas líderes do seu setor.

Porquê?

Regra geral, tudo o que estas companhias fazem é resultado dum trabalho de otimização o que significa que se o endereço eletrónico está em determinado local no site é porque é ali que gera mais leads para a empresa.

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Assim, caso seja uma empresa com um produto focado em web analytics pode utilizar o site Kissmetrics como inspiração.

Ao navegar na homepage da empresa, o utilizador consegue identificar facilmente qual o caminho a seguir caso pretenda entrar em contato com a empresa.

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Uma vez na página de contato, existem cinco tipos de assunto que o utilizador pode associar ao seu contato.

Cada um destes assuntos, representa o endereço de contato do respetivo departamento.

Apesar da tendência mundial ser a colocação do email corporativo numa página própria, existem empresas que optam por fugir ao comum.

Um destes casos é o Itapuã, que coloca o seu contato de email fixo no topo das páginas do site.

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Caso não pretenda que o seu contato fique à vista de todos, pode seguir o exemplo da Antarctica, a conceituada marca de bebidas, e optar por apresentar o email da empresa num pop-up quando o utilizador clica em “Contato”.

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Independentemente da opção que escolha, lembre-se que o email da empresa deve ser fácil de encontrar e de utilizar.

Conclusão

Agora que sabe os motivos porque as empresas mais valiosas e reconhecidas da Internet utilizam um endereço de email corporativo, está na hora de promover igualmente a autoridade do seu domínio.

Lembre-se, ao utilizar um email corporativo está não só a atribuir profissionalismo ao seu contato mas sobretudo a espalhar sinais de dominância por toda a Internet.

Agora que tem um email de empresa, qual o impacto que a adopção do email corporativo teve no seu negócio?

Começou a trocar mais mensagens?

Conseguiu melhorar as taxas de recepção e abertura dos seus emails?

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